တာဝန်ခွဲဝေပေးခြင်း / တာဝန်ပေးအပ်ခြင်း / တာဝန်လွှဲအပ်ခြင်း [Delegation] သည် အချိန် ကို သက်သာစေပြီး အဖွဲ့ အစည်း ကို ပိုမို စွမ်းဆောင်ရည် ရှိစေသော ကျွမ်းကျင်မှု [Skill] တစ်ခု ဖြစ်သည်။
Delegation Strategies
တာဝန် လွှဲအပ်ခြင်း နည်းဗျူဟာများ
အလုပ်တွေကို ကိုယ်တိုင်ပဲ အကုန်လုံး လိုက်လုပ်နေမယ်ဆိုရင် ရေရှည်မှာ လူလည်း ပင်ပန်းပြီး အလုပ်လည်း ကြီးထွားမလာနိုင်ပါဘူး။ ဒါကြောင့် အလုပ်တွေကို စနစ်တကျ ခွဲဝေပေးတတ်ဖို့ အောက်ပါ အဆင့် (၃) ဆင့် ကို အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။
1. The Preparation Strategy
၁။ ကြိုတင်ပြင်ဆင်ခြင်း နည်းဗျူဟာ
အလုပ်တစ်ခုကို သူတစ်ပါးထံ မလွှဲအပ်ခင် ဘာအလုပ်ကို လွှဲမလဲ၊ ဘယ်သူ့ကို လွှဲမလဲ ဆိုတာ အရင်ဆုံး ဆုံးဖြတ်ရပါမယ်။
The “3 D’s” Filter
3 D ဇကာစစ်
သင် လုပ်စရာ ရှိတဲ့ အလုပ်တွေ ကို 3 D ဇကာ နဲ့ စစ်လိုက်ပါ။
Do: High Leverage strategic work only you can do
သင်သာ လုပ်နိုင်တဲ့ အရေးပါတဲ့ အလုပ်တွေ ကို လုပ်ပါ။
Defer: Tasks that can wait
မလောတဲ့ စောင့်လို့ ရတဲ့ အလုပ်တွေ ကို ရွေ့ထား ဒါမှမဟုတ် နောက်မှ စီမံပါ။
Delegate: Repetitive tasks, administrative work/tasks that align with team member’s growth goals
ထပ်ခါတလဲလဲ လုပ်ရတဲ့ ရုံးအလုပ်တွေ ကိုတော့ သူတို့နဲ့ သက်ဆိုင်တဲ့သူ ကို တာဝန်လွှဲထားပါ။
The 70% Rule
၇၀ ရာခိုင်နှုန်း စည်းမျဉ်း
အကယ်၍ သင့်အဖွဲ့ဝင်တစ်ယောက်ဟာ အဲဒီအလုပ်ကို သင်လုပ်သလောက်ရဲ့ ၇၀ ရာခိုင်နှုန်းလောက် ကောင်းအောင် လုပ်နိုင်စွမ်းရှိတယ်ဆိုရင် ချက်ချင်းလွှဲပေးလိုက်ပါ။ ကျန်တဲ့ ၃၀ ရာခိုင်နှုန်းကိုတော့ သူတို့ လက်တွေ့လုပ်ရင်းနဲ့ သင်ယူသွားပါလိမ့်မယ်။
Match Skills to Stretch Goals
လုပ်မည့်သူနှင့် ရည်မှန်းချက်ကို ချိန်ညှိခြင်း
အလုပ်တစ်ခုကို အဲဒီအလုပ်နဲ့ ကျွမ်းကျင်ပြီးသားသူကိုပဲ အမြဲပေးနေမယ့်အစား၊ အဲဒီအရည်အချင်းကို တိုးတက်အောင် သင်ယူဖို့ လိုအပ်နေတဲ့သူ ကို ပေးသင့်ပါတယ်။ ဒါမှ သူတို့အတွက် ရာထူးတိုးဖို့ အခွင့်အလမ်းဖြစ်လာမှာပါ။
2. The Implementation Process
၂။ အလုပ်လွှဲအပ်ခြင်း လုပ်ငန်းစဉ်
အလုပ်တစ်ခုကို ဘယ်လိုပုံစံနဲ့ လွှဲအပ်လိုက်သလဲဆိုတာက အောင်မြင်မှုရဲ့ သော့ချက် ဖြစ်ပါတယ်။
Focus on the Outcome, Not the Process
လုပ်ငန်းစဉ်ထက် ရလဒ်ကို အဓိကထားပါ
သူတို့ကို ဘယ်လိုအဆင့်တွေနဲ့ လုပ်ရမလဲ ဆိုပြီး လိုက်လံ စီမံခန့်ခွဲနေမယ့်အစား “ဘယ်လိုရလဒ်မျိုး လိုချင်တာလဲ” ဆိုတာကိုပဲ ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ပြောပြထားပါ။ သူတို့ဘာသာ နည်းလမ်းရှာပါစေ။ သင့်ထက် ပိုကောင်းတဲ့ နည်းလမ်းမျိုးတောင် သူတို့ ရှာဖွေတွေ့ရှိသွားနိုင်ပါတယ်။ Micromanaging အသေးစိတ် စီမံ ဝင်ပါတာမျိုး မလုပ်ပါနဲ့။
Explain the Context
အလုပ်ရဲ့ အရေးပါပုံကို ရှင်းပြပါ
ဒီအလုပ်ဟာ ကုမ္ပဏီ သို့မဟုတ် ပရောဂျက်တစ်ခုလုံးအတွက် ဘယ်လောက်အထိ အရေးကြီးတယ်ဆိုတဲ့ နောက်ခံအကြောင်းအရင်းကို ပြောပြပါ။ ဒါမှ လုပ်တဲ့သူက ပိုပြီး တန်ဖိုးထား လုပ်ဆောင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။
Establish the Boundaries
လုပ်ပိုင်ခွင့်အတိုင်းအတာကို သတ်မှတ်ပါ
သူတို့မှာ ဘယ်လောက်အထိ ဆုံးဖြတ်ချက်ချပိုင်ခွင့် (Authority) ရှိသလဲဆိုတာကို အတိအကျ ပြောထားပါ။ ဥပမာ – ငွေကြေးသုံးစွဲမှု ဆုံးဖြတ်နိုင်သလား၊ သင့်ဆီက ခွင့်ပြုချက် အရင် တောင်းရမလား စသဖြင့် ဖြစ်ပါတယ်။
Set Deadlines & Milestones
အချိန်ကာလ သတ်မှတ်ချက် ထားရှိပါ
“အဆင်ပြေတဲ့အချိန် ပေးပါ” လို့ မပြောပါနဲ့။ အလုပ်အပ်ရမယ့် ရက်စွဲအတိအကျကို သတ်မှတ်ပါ။ အလုပ်အကြီးကြီးတွေဆိုရင် ကြားဖြတ်စစ်ဆေးမယ့်ရက် (Milestones) တွေ သတ်မှတ်ထားခြင်းဖြင့် အမှားအယွင်းတွေကို စောစောစီးစီး ပြင်ဆင်နိုင်ပါလိမ့်မယ်။
3. The Management Tricks
၃။ စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုင်ရာ လှည့်ကွက်များ
အလုပ်လွှဲပြီးသွားရင် နောက်ကနေ တကောက်ကောက် လိုက်မစစ်ဘဲ စနစ်တကျ စောင့်ကြည့်ဖို့ လိုပါတယ်။
- “ပြဿနာတင်မကဘဲ အဖြေပါ ယူလာခဲ့ပါ” စည်းမျဉ်း: အဖွဲ့ဝင်တွေ အလုပ်လုပ်ရင်း အခက်အခဲကြုံတဲ့အခါ သင့်ဆီ အလုပ် ပြန်လာပုံချတတ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် ပြဿနာတစ်ခု ယူလာတိုင်း “သူတို့စဉ်းစားထားတဲ့ အဖြေ သို့မဟုတ် နည်းလမ်း ၂ ခု” ကိုပါ တစ်ပါတည်း စဉ်းစားလာခိုင်းတဲ့ အလေ့အကျင့် လုပ်ထားပါ။ ဒါမှ သူတို့ ကိုယ်တိုင်တွေးခေါ်တတ်လာပါလိမ့်မယ်။
- ပြီးပြည့်စုံမှုထက် ရလဒ်ကို ကြည့်ပါ: အလုပ်ပြီးသွားတဲ့အခါ သင့်စိတ်တိုင်းကျ ၁၀၀ ရာခိုင်နှုန်း ကွက်တိမဖြစ်ရင်တောင် အလုပ်ရဲ့ ရည်ရွယ်ချက် အောင်မြင်တယ်ဆိုရင် သူတို့ရဲ့ ကြိုးစားမှုကို အသိအမှတ်ပြုပေးပါ။
💡 The Ultimate Trick – The Reverse Delegation Guard
အကောင်းဆုံး လှည့်ကွက် (အလုပ်ပြန်ရောက်မလာစေရန် ကာကွယ်ခြင်း)အဖွဲ့ဝင်တစ်ယောက်က သင့်ကို “ဒီပရောဂျက်အတွက် နောက်ထပ် ဘာလုပ်ရမလဲ” လို့ လာမေးရင် အဖြေကို တန်းမပြောပါနဲ့။ “မင်းအမြင်အရဆိုရင်ကော ဘာဆက်လုပ်ရင် အကောင်းဆုံးဖြစ်မလဲ” ဆိုပြီး မေးခွန်းကို သူတို့ဆီ ပြန်လှည့်ပေးလိုက်ပါ။ ဒါဆိုရင် အလုပ်က သင့်ပခုံးပေါ် ပြန်ရောက်မလာတော့ပါဘူး။